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【エピタルHR】六地蔵総合病院様

施設名 六地蔵総合病院
場所 京都府宇治市
病床数 199床
看護師数 250名

施設概要と、ご自身の業務内容

施設(グループ)概要

当院は京都府宇治市にある地域密着型のケアミックス型病院です。診療科としては、内科・消化器内科・循環器内科・呼吸器内科・外科・消化器外科・形成外科・整形外科・脳神経外科・泌尿器科・小児科・耳鼻咽喉科・皮膚科・肛門外科・眼科・放射線科・リハビリテーション科・麻酔科があります。
訪問看護ステーション “まごころ24”もグループ内に持ち、経験豊富なヘルパー・看護師・作業療法士・ケアマネジャーが連携し、最新・最適な看護と介護を提供しています。

ご自身の業務内容

看護部長として、主に管理業務をしています。「各業務の計画、計画書の作成」、「施設運営への参画」、「運営側・労働側の調整」などを担当しており、具体的には、病院長・副院長との折衝、新人看護師の採用計画の作成、看護部の業務計画の作成、看護師長への計画の指示、看護師の教育方針・教育計画の作成、看護部の代表として対外的な交渉などを行っています。
看護部は「『患者様にとって良い看護とは何か』を常に考え、専門職としての責任を果たします」の理念の基、看護師・准看護師・看護助手・クラークが1つのチームとなって患者さんのケアを行っています。『患者主体』を合言葉に、第1に患者・家族を大切にできる、第2に自分自身を大切にできる、第3に家族・仲間を大切にできる職場づくりに取り組んでいます。

属人的なマネジメントを変革する

弊社と取組みを始めるまで、どのような課題がありましたか?

  • まず、シフト作成の方法が各師長によってバラバラでした。とある師長は紙で、とある師長はエクセルで、とある師長は電子カルテシステムに直接入力、などです。師長クラスが多大な時間を掛け、師長の中で「嫌で面倒な仕事」になっていました。また、各師長の頭の中にある独自ルールで作ってしまっていたので、シフトのクオリティーにもバラつきがあり、スタッフの満足度にも影響を及ぼしていました。そして、完全に属人的な業務になってしまっていたため、他の管理者では引き継げない状態になってしまっていました。多種多様な働き方が存在する看護師では仕方ないことだと半ば諦めていました。
    スタッフ情報は、院内のあらゆる場所でバラバラに管理されていました。履歴書や職務経歴書は事務局で紙でファイリングされ、基本的な人事情報は人事システムで管理され、目標管理/評価情報は電子カルテシステムで管理され、研修受講情報はノートで管理され、といった状況でした。そのため、スタッフ情報の検索や収集に多くの時間が掛かり、他の重要な看護管理業務に当たる時間が削られていました。スタッフ一人ひとりの成長状況や目標に沿った教育支援や異動の検討も満足できない状況でした。
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シフト/様式9からスタッフのスキル管理まで一貫したシステム

導入の経緯

弊社と取組みを始めるきっかけは何だったのでしょうか?

  • 一番最初のきっかけはエピタルHRの価値を良く知る方からのご紹介でした。最初に製品説明を聞いた時に、看護部特化型システムということで興味を持ちました。特にその中でもまずは「シフト作成機能」に目を引かれました。私自身はもうシフト作成業務に携わってはいませんでしたが、師長の業務改善に繋がると思い、その場で師長らをすぐに集め、製品説明や質疑応答をしました。それからデモアカウントを発行してもらい、実際にシフトを組んでみたりしましたが、その時に私達の要望に対する開発スピードも非常に迅速でした。既存のシステム会社さんは追加開発などにもコストと期間が掛かりますが、エピグノさんは必要だと判断した機能については無償、かつスピーディーに対応くださり、看護部の業務改善に対する想いに大変好感を持つことができ、導入に至りました。
    また、シフト・様式9の自動作成だけでなく、スタッフのスキル管理まで一貫したソリューションということも今後の運用管理として非常に有用だと感じたことも導入理由の1つです。
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弊社サービスに至るまで様々な選択肢を検討されたと思いますが、決め手は何でしたか?

まず、看護部特化型システムであるが故の実用性です。エピグノさんはナースまで自社に抱え、本気で看護部の業務改善に取り組んでくれました。顧客起点でサービス作りをされている姿に強い期待を感じたのが最大の決め手です。今までITシステムやシステム会社ではそういう感覚を持ったことは無く、私達の伝えたいことをスピーディーに汲み取ってくれるエピグノさんとは安心感を持って一緒に取り組み、課題の解決ができると感じました。
また、当院では様式9の作成も看護部側で行っており、シフトの作成と共に師長らも多くの時間を作業に費やしていました。プレゼンされた実際の製品を見てみると、これまでの電子カルテや部門システムのような、ITシステム感の強い見た目とは異なり、非常に見やすい画面デザインでしたので、これなら操作も覚えやすく、師長を始めとしたスタッフ全員がスムーズに利用できると感じたのも大きな理由です。私自身もこれまで描いていた管理を実現出来るかもしれないという期待がありました。

感じられた組織の変化

導入プロセス

具体的にどのように取り組みを行ったのでしょうか?

まずは管理者である師長に集まってもらい、シフト作成機能を通じて、業務負担を軽減させようと取り組み始めました。何よりも先に、管理者が余裕を持たないとスタッフにも良い影響を及ぼすことが出来ないと私自身が考えているからです。当院の師長達からは様々な意見や要望が出ましたが、その時々でエピグノさんにZoomや電話やメールなどを使って対応頂きました。対応も迅速だったので、スムーズに導入が進んだと思います。現場ファーストで話を進めてもらったことで、より具体的な現場での運用イメージを持つことができました。

使い勝手の良い実用的なシステムを

自組織内でどのような要望がありましたか?

看護管理者が非常に多忙だったため、「看護部長として彼女たちを楽にしてあげたい」と常々思っていました。彼女たちの業務の中でも大変な業務として既に顕在化していたシフト作成業務を効率化したいという要望はずっと前からありました。
私は部長業務の中でスタッフの様々な情報を閲覧することが多かったので、より効率的なスタッフ情報管理方法を探していました。効率化した後は、教育計画の策定や組織異動の検討など、スタッフ一人ひとりに合った成長支援に取り組みたいと思っていました。
看護部内でもIT化を進めていかないといけないとは思っていましたが、スタッフや師長によってもITに対する捉え方やイメージが異なる中で、中々導入に踏み切れませんでした。そのため、導入するのであれば、可能な限り世代を問わず簡単で使い勝手の良いシステムを導入したいとの意見がありました。

チームの意識や取り組みが変わったことはありますか?

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  • エピタルHRを導入にあたり、このソリューションで課題が解決できるのか否定的な意見もありましたが、取り組むにあたりエピグノさんの親身な対応に現場の意識も徐々に変わり、自発的にシステムを利用する姿が見られるようになりました。師長らが自宅に仕事を持ち帰り、机に向かって悩んでシフトを作成していた時間を実際に削減し、その時間をスタッフの指導や他の業務に充てられていたことも大きな成果だと思っています。

これまでの過程を振り返ってみて、いかがですか?

医療従事者はITシステムに対して苦手意識や先入観を強く持っている方が多いと思います。私達も看護部の業務改善は必要と感じながら、少なからずそういった苦手意識を持っており、システム導入に踏み切れずにいました。
エピグノさんは他には見ない、ナースを自社に抱え、「看護部特化型システム」を開発している会社で、私達の要望を具現化する力、スピード、顧客起点の考え方を持っていると感じています。病院のITシステムにおいて非常に重要な点は、本当に業務効率化できるかという点はもちろん、システム利用をスムーズに開始・継続できるかという点も同時に重要だと思います。その点、エピグノさんは製品の紹介時から導入、利用開始までの支援も手厚く、安心して一緒に取り組むことができました。

改善要望をあげるとしたら?

シフト機能に関しては、年間行事や研修スケジュールを前もって入力し、それらが1年間のシフト予定に全て事前予約される機能は更なる効率化に繋がると思います。様式9も万が一基準を満たしていないシフトを組んでしまった場合のアラート機能も経営管理上必要だと思います。
情報の管理については、スタッフ情報のみでなく、マニュアルや規定などの看護部情報も格納できるとより大きな効率化が期待できると思います。

六地蔵ラダーへの期待

今後の展望

今後のチャレンジについて教えてください

スタッフの可能性を広げるため、エピタルHRを通じて各個人が取り組む目標を設定し、個々のスキルアップに繋げられる教育計画を検討、実施していきたいと考えています。特にクリニカルラダー教育を独自に体系化した「六地蔵ラダー」を策定し、キャリア開発支援を行うことで、より当院の看護師としていきいきと働き続けることを支援していきたいと思います。エピグノさんでは現在評価機能も開発を進めているとのことですので、リリースされることを待ち望んでいます。

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