シフト作成の作業時間を6〜7割削減。
スマホ申請でスタッフ満足度も向上したエピタルHRによる業務改善

働く人を守ることが、看護の質を守ること

──普段はどのような業務をなさっていますか？
また、看護部長として、日々どのような思いで職場づくりに取り組まれていますか？

上垣内佐知子看護部長（以下、上垣内様）　院内の各種委員会・会議への出席や、
看護部の人事・採用、教育、広報・公的活動などが主な業務です。

ただ、それ以上に私が大切にしているのは「環境整備」です。

スタッフが安心して、気持ちよく働ける環境をつくることが、私の一番の仕事だと思っています。
よく言うんですが、スタッフが疲弊していたり、不満を抱えたまま働いていたりすると、その影響はそのまま患者さんに出てしまう。

逆に、スタッフが「ここで働いていてよかった」と感じられる環境であれば、おのずと看護の質も上がっていく。
だから、働きやすさへの投資は、患者さんへの投資と同じだと考えています。

エピタルHRの導入も、その延長線上にある取り組みです。
シフト作成に悩んで土日を潰している師長たちを見ていると、
「この時間とエネルギーを、もっと人のために使えたら」と思わずにいられませんでした。

管理職が疲れていたら、現場全体が疲れていく。
だからこそ、ツールで解決できることはツールに任せて、人にしかできないことに集中できる職場にしたかったんです。

手書きの希望表は真っ黒に。
希望の多さと“三度手間”が生んでいたシフト作成の限界

──導入前、シフト作成業務においてどのような課題を抱えていましたか？

上垣内様　以前は毎月15日までに、各部署に紙の休み希望表を張り出し、スタッフに記入してもらってから回収していました。
しかし、単なる公休だけでなく「日勤のみ」「夜勤のみ」といった特定の勤務形態の希望が増加し、
手書きの表が希望で真っ黒になるほどヒートアップしていました。

3連休や4連休の希望も珍しくなくなり、1人が書き始めると「私も」と連鎖してしまい、
最終的には特定のスタッフが指定した通りの勤務表になってしまうような状態で、調整が非常に難航していました。

── 作成の手順や、管理職である師長様の業務負担についてはいかがでしたか？

上垣内様　非常に非効率な作業工程を踏んでいました。
師長によっては、全体を一覧で見たいという理由から、
回収した希望をまずは鉛筆で紙に手書きして下書きを作成し、それをExcelに入力し直します。
さらに、Excelだけでは人員配置を示す「様式9」の計算ができないため、
病院で導入していた別システムに、もう一度転記入力する必要がありました。

この三度手間の工程により、完成までに3〜4日はかかっていました。

日中の業務時間は、急な欠勤のカバーや入浴介助、多くの会議などに追われ、まとまってシフトを作る時間は取れません。
そのため、実態としては土日を潰して自宅へ持ち帰り、夜勤のペアや上級・初級の組み合わせ、
さらには「この人とはやりたくない」といったスタッフ間の人間関係のNGなど、
師長の頭の中にしかない暗黙知を頼りにパズルを組んでいました。

シフト作成のルール化と、管理職のストレス軽減を目指してシステム化を決断

──エピタルHRの導入に至った背景には、どのような思いがあったのでしょうか。

上垣内様　一つは、エスカレートしてしまった休み希望のルールを適正化することです。
これまでは師長が無理をしてでも希望を叶えようとして複雑な勤務表になっていましたが、
システムを入れることを大義名分にして、公平なルールを敷き直そうと考えました。

もう一つは、管理職の感情的なストレスを解放してあげたいという思いです。
土日を潰して必死に作っても、スタッフからは文句を言われることが少なくありません。

そんなつらい状況に対して、「AI（システム）が作ったから仕方ないよね」「機械だから希望数はこれだけしか出せないんだよ」と、
エピタルのせいにしてもらうことで、少しでも師長たちの心理的負担を軽くしたいと考えました。

──導入後、新しいシステムに対する現場の反応はいかがでしたか？

上垣内様　導入から1年が経ち、だいぶ使い慣れてはきました。

ただ、師長たちはこれまでスタッフへの優しい配慮を重ね、細かな暗黙知を頼りに絶妙なバランスでシフトを組んできた自負があります。
そのため、「まずはAIの自動生成をそのまま試してみたら」と提案しても、最初はかなり慎重でした。

また、細かな役割や係の業務まで勤務表に入れ込んでしまう傾向があり、AIの良さを100%活かしきるには、
勤務種類のあり方について、現場運用とのバランスを見ながら工夫を重ねていく必要があると感じています。

シフト作成時間は6〜7割削減の実感。様式9の自動連携で総務部門の負担も軽減

──システム導入により、シフト作成の所要時間はどのように変化しましたか？

上垣内様　持ち帰り業務自体が完全になくなったわけではありませんが、
「今日作る」と言って持ち帰ったものが、1〜2日で出来上がるようになりました。

慣れてきたことに加え、毎月固定で転記しなくていい項目があるため、作成前の確認時間なども含めると、
トータルの業務時間は6〜7割ほど減っている可能性があります。

特に大きかったのは、他システムへの入力が不要になったことです。
エピタルHRから直接「様式9」へデータが飛ぶため、師長の三度手間が解消されました。

同時に、総務部門で行っていた様式9への取り込み作業もなくなり、自動転記によってミスも防げるため、
病院全体として非常に良い効果を生んでいます。

また、勤怠連携もスムーズに稼働しており、これまで地獄の日々だった月末の超過勤務のチェック作業なども大幅に軽減されました。
空いた時間で患者様と多く接したり、お部屋回りをしたり、患者さんのお話を聞いたりできるようになりました。

──シフト作成の効率化以外に、スタッフの皆様からの反応や変化はありましたか？

上垣内様　スタッフ個々の満足度は非常に高いと、どの師長も口を揃えています。
今どきのスタッフにとって、自分のスマートフォンから手軽に休み希望を入力できる機能は大変魅力的です。

自分で画面から入力するため、師長への手書きからの転記ミスも起こりません。

この「スマホで希望休が出せる」「システムでシフトを作っている」という事実は、
当院の働きやすさをアピールする絶好の材料にもなっています。

ホームページやSNSでの広報活動と相まって、最近ではありがたいことに自己応募による採用が増加するなどの好影響も出ています。

シフト作成を「属人化の塊」から脱却させ、新たな管理職が働きやすい環境へ

──エピタルHRはどのような課題を抱える医療機関にお勧めできるとお考えでしょうか。

上垣内様　「シフト作成がネックで、管理職になりたくない」という声が上がっている病院にはぜひお勧めしたいです。
シフト作成は属人化の塊のような業務で、「私にしか作れない」という気負いを師長に抱かせます。

インフルエンザで40度の熱を出していても、自分が考えなければならない状況に陥ってしまうのです。

スタッフにとっても、師長が多大な労力をかけて作成している姿を見ると、
「自分にはあんなことはできない」と落胆し、管理職を目指す意欲を削いでしまいます。

本来、パズルのようなシフト調整は師長の仕事ではなく、AIを活用すべき領域です。
属人化を排除し、誰が管理職になっても対応できる体制を作る上で、非常に有用だと感じています。

研修会などで他病院の部長さんから「エピタルどうですか？」と聞かれることも多く、
「どんどんバージョンアップして使いやすくなっているから良いですよ」とお伝えしています。

──今後の展望や、システムを活用した新たな取り組みについてお聞かせください。

上垣内様　当院でもまだ使いこなす上での課題はありますが、
今後はパソコン操作に慣れている若い世代を巻き込んだ運用を進めたいと考えています。

例えば、若手である副師長がエピタルHRの自動最適化機能を使ってベースとなる勤務表を作成し、
それを師長がチェックする形へと役割をひっくり返してみるのも面白いと思っています。

これから新たに管理職になる人たちが、ハードルを感じることなくシステムを使いこなせる環境を整え、
業務負担を減らすことで、スタッフや患者様としっかり向き合える時間をさらに増やしていきたいですね。

──貴重なお話をいただき、誠にありがとうございました。
引き続き、和歌浦中央病院の現場の声を反映し、より使いやすいシステムへと進化させてまいります。