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【エピタク】ユニメディコ様

施設名 ユニメディコ
場所 神奈川県横浜市
職員数 650名
ドクター数 200名
看護師数 70名
その他職種 380名

施設概要と、ご自身の業務内容

施設(グループ)概要

当法人には約 650 名の医師、歯科医師、看護師、歯科衛生士、理学療法士、管理栄養士、診療放射線技師、ケアマネジャー、社会福祉士、介護福祉士といった各分野の専門職が所属しています。医療、福祉にとらわれることなく、総合的な医療を提供することを当法人の使命としています。医師・看護師による外来・往診・訪問医療サービス/歯科医師・歯科衛生士が行う歯科治療・訪問歯科診療および口腔ケア/ケアマネジャーによる居宅サービス計画の策定/理学療法士によるリハビリテーション/訪問ヘルパーによる生活介護支援/管理栄養士などが行う計画的・継続的な栄養指導/在宅医療相談室による地域の医療機関・介護保険施設との連携など、総合的、包括的な医療・福祉の連携をめざし日々診療、サービスの提供にのぞんでいます。

ご自身の業務内容

理事長として、法人全体の経営管理をしています。「利用者様への診療行為」「医師や看護師等スタッフの採用、教育および指導」「地域医療ネットワーク活動」「金融機関等との対外折衝」など非常に多岐に渡る業務に携わっています。また、当法人は成長し、スタッフも増え続けておりますので、大切な有限なスタッフの業務負荷軽減にも注力しています。
その中でも多職種連携には力を入れ、多くの患者様、ご家族様、他の介護施設様、および医療施設と連携し、より深く熱くかかわって参りました。
当法人の理念である『笑顔になる喜びをもっと、生きていく幸せをずっと、あなたを想う気持ちを大切に価値ある医療を提供することを使命とします。』を常に胸に秘めながら、職員一同、医療介護によるさらなる地域への社会貢献に努めております。

煩雑な業務とバラバラな情報

弊社と取組みを始めるまで、どのような課題がありましたか?

  • まず、各職種のシフト作成を各職種の責任者が多くの時間を掛けて、アナログな方法で作成していました。当法人は多職種連携に注力しているため、多くの職種のスタッフが在籍しています。それら職種毎のシフトはそれぞれの責任者が毎月多くの時間を掛け作成していました。ナースを筆頭に、医事課や介護士などがそれぞれのルールや方法で多くの時間を掛けシフトを作成していたため、多くの時間を奪われ、本来医療介護管理職が取り組むべき重要な業務の時間が割かれてしまっていました。非常に重要な立場にある医療管理者がこういったアナログな作業に多くの時間と労力を割いているという現状が当たり前になっている施設様も多く存在するかと思います。
    しかし、私は以前から、重要な医療介護スタッフのリソースをそういった事務作業に使うべきではないと思っています。しかし、こういった作業は当該スタッフのモチベーションを下げる原因になるとも思っていました。彼ら彼女らはそんな仕事をしたくて当法人に入職したわけではないですからね。もっと利用者様のための仕事をしたいと思っているはずです。
    シフト作成だけでなく、各スタッフの情報も当法人では管理し切れていませんでした。拠点が物理的に離れていることもあり、各拠点のスタッフ一人ひとりの経歴やスキル情報、属性情報、在籍情報などはバラバラに管理され、各拠点の管理者でさえその拠点の各スタッフの詳細情報は把握し切れていませんでした。そのため、拠点管理者は各スタッフの適切な教育やシフト組みができず、多くの悩みを抱えていました。多くの施設様でもスタッフ情報の管理・把握はできていそうでできていないのが実態だと思います。属人的に頭の中だけで顔と名前が一致していたり、人事部が人事マスターを保有しているがリアルタイムなスタッフスキル情報などは管理・把握できていなかったり。例えば、とある産休のスタッフがいつ産休明けになるのか、という情報なんかも見える化・共有化されていませんよね。スタッフの教育や成長支援に注力したいと思っておられる経営者様や管理者様は非常に多いと思います。そのためには、スタッフ情報は常に最新でなければ適切な教育は与えられませんし、常に法人全体に情報を見える化・共有化できていないと個々のスタッフに合わせた適切な成長支援を法人として取り組めるわけがありません。
    個々のスタッフへの適切な成長支援のためにはスキル情報だけではなく、ストレス状態もしっかりと把握しておく必要があります。しかし、当法人ではストレスチェックを行ってはいるものの、データの収集・分析などは進められておらず、具体的な対策にまで落とし込めていませんでした。誰がどのような不安や希望を持っているのか、それらに対してどのような対策を打つべきなのかという点も大きな課題でした。
    医療介護スタッフの業務の負担を軽減すること、情報の見える化・共有化することで情報を有用に活用することは医療スタッフの働く環境を楽にしてあげられると共に、彼ら彼女らの仕事の遣り甲斐や満足度を向上させることに繋がります。スタッフの満足度向上は自ずと利用者様、ご家族の皆様へのサービスの質の向上へ寄与します。マネジメント層の仕事はこういった職場環境を実現することだと思います。
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マネジメント層こそ業務効率化と定着支援にコミットをする

自組織内でどのような要望がありましたか?

まずは、無駄な業務を効率化したい要望は常にありましたし、私自身強い必要性を感じていました。当法人も元々は小さな組織から始まりましたが、今ではグループ全体で650名ものスタッフを抱える組織にまで成長しました。しかし、成長する過程ではもちろん多くの課題に当たっては、一つ一つを乗り越えてきました。組織は成長するフェーズによって直面する課題は変わりますが、業務の効率化はどんなフェーズにおいても常に意識して取り組まなければなりません。それを怠ると、現場のスタッフは徐々に疲労を積み重ねていき、組織としての士気も下がっていきますので、マネジメントレベルの方こそ業務効率化の重要性を感じ、現場への施策をリーディングしていくべきだと思います。
その中で大変な業務として既に顕在化していたシフト作成業務を効率化したいという要望はずっと前からありました。各職種の管理者が多くの時間と労力を掛けて作成していたシフト作業は非常に問題だとは思っていましたが、これらをIT化することは誰もできると思っていなかったため、長い間Excelや紙での運用を続けていました。
また、管理者層からはスタッフ情報の把握とスタッフへの教育・成長支援、定着支援も強いニーズがありました。在宅医療というのは病院での医療と異なり、スタッフが個々で動くことが多いためスタッフの医療に対する不安感は比較的強くなり、ストレスを抱えやすくなります。そのため、法人として適切なスキル向上の機会を提供することが重要です。そのためには各スタッフ一人ひとりの情報の管理・共有が必要になります。

訪問診療特化型システムとチームの強み

導入の経緯

弊社と取組みを始めるきっかけは何だったのでしょうか?

  • 最初は当法人のスタッフがエピグノさんを見付け、お声掛けしたのがきっかけでした。当初は訪問看護師特化型だと聞いていましたが、製品説明を受ける中で看護師以外の全職種にも対応できる製品だと思いました。
    特にその中でもまずは「シフト作成機能」に興味を持ちました。私自身はシフト作成業務に携わってはいませんでしたが、各職種の管理者の業務改善に繋がると思い、その場で採用を決めました。それから看護師シフトを組み、その後は事務系スタッフや介護職スタッフなど当法人の他の全ての職種シフトまで対応していきました。エピグノさんは私達の要望に対する開発スピードも迅速でした。あっという間に訪問看護師特化型システムから訪問診療特化型システムへと変貌していきました。既存のシステム会社さんは追加開発などにもコストと期間が掛かりますが、エピグノさんは必要だと判断した機能については無償、かつスピーディーに対応くださり、当法人の業務改善に対する想いに大変好感を持つことができました。
    スタートアップらしいスピーディーさと導入後サポートの手厚さは医療界には稀有な存在だと思います。
    また、シフトの自動作成だけでなく、スタッフのスキル管理や定着真まで一貫したソリューションということも今後展開として非常に有用だと感じたことも導入理由の1つです。
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弊社サービスに至るまで様々な選択肢を検討されたと思いますが、決め手は何でしたか?

まず、訪問診療特化型システムであるが故の実用性です。エピグノさんはドクターやナースまで自社に抱え、本気で当法人の業務改善に取り組んでくれました。当法人の医療介護スタッフともスムーズにコミュニケーションしてくれています。顧客起点でサービス作りをされている姿に強い期待を感じたのが最大の決め手です。今までITシステムやシステム会社ではそういう感覚を持ったことはあまり無く、私達の伝えたいことをスピーディーに汲み取ってくれるエピグノさんとは安心感を持って一緒に取り組み、課題の解決ができると感じました。「ITシステムって本当に役に立つの?」「システム屋さんって訪問診療の理解が乏しいのでは?」という懐疑心をお持ちの方もエピグノさんにまずは相談してみたら良いのではと思います。
また、実際の製品を見てみると、これまでの電子カルテや部門システムのような、ITシステム感の強い見た目とは異なり、非常に見やすい画面デザインでしたので、これなら操作も覚えやすく、スタッフ全員がスムーズに利用できると感じたのも大きな理由です。訪問診療事業所はタブレットや携帯端末も保有していたりするので、エピグノさんのシステムはどこでもいつでも利用でき、今後の様々な機能の展開にも期待がありました。

感じられた組織の変化

導入プロセス

具体的にどのように取り組みを行ったのでしょうか?

まずはエピグノさんに各職種のシフト管理者であるスタッフへのシフト自動作成機能を説明してもらい、シフト作成機能を通じた業務負担を軽減させようと取り組み始めました。当法人は多職種連携を積極的に行っているため、シフトはかなり複雑に作成されています。他施設様でも「ITではシフト組めないよ」と先入観を持っているかも知れません。しかし、その時々でエピグノさんにはZoomや電話やメールなどを使って迅速にご対応頂き、スムーズに導入が進みました。ITシステムは苦手な方や組織でも、エピグノさんの手厚い導入支援があれば現場運用まで持って行くことは可能だと感じました。

チームの意識や取り組みが変わったことはありますか?

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  • エピグノさんのシステムを導入するにあたり、このソリューションで課題が解決できるのか否定的な意見もありましたが、エピグノさんの親身な対応とシステムで本当に現場のスタッフの業務負担が軽減されたことで、現場の意識も徐々に変わり、自発的にシステムを利用する姿が見られるようになりました。シフト管理者はシフトを作成していた時間を実際に削減し、その時間を本来管理者として取り組むべき業務に充てられたことも大きな成果だと思っています。
    医療介護業界はITの力をまだ信じられない方も多いと思いますが、スタッフを楽にさせてあげたい、満足度を向上させたい、サービスの質を向上させたい、経営を強くしたい、と思っているマネジメント層はITシステムをしっかりと活用していくことが重要だと思います。

これまでの過程を振り返ってみて、いかがですか?

医療介護従事者はITシステムに対して苦手意識や先入観を強く持っている方が多いと思います。当法人も現場の業務改善は必要と感じながら、少なからずそういった苦手意識を持っており、システム導入に踏み切れずにいました。
エピグノさんは他には見ない、ドクターやナースを自社に抱え、「訪問診療特化型システム」を開発している会社で、私達の要望を具現化する力、スピード、顧客起点の考え方を持っていると感じています。訪問診療のITシステムにおいて非常に重要な点は、システムベンダーの訪問診療業務への深い理解と、本当に業務効率化できるかという点はもちろん、システム利用をスムーズに開始・継続できるかという点も同時に重要だと思います。その点、エピグノさんは製品の紹介時から導入、利用開始までの支援もスムーズで、安心して一緒に取り組むことができました。

改善要望をあげるとしたら?

現在は全スタッフ側のシフトに関しては、エピグノさんのシステムを利用して作成でき、業務負担の軽減に成功できました。今後はスタッフのエンゲージメント・モチベーション向上施策を行っていきますが、その際に法的対応としてストレスチェックをもエピグノさんのシステムでできればと思っています。ストレスチェックは多くの施設様でも行っていながら、実際の現場への改善施策などに多くの悩みをお持ちだと思います。スタッフ情報を一元管理しながら、心理的状態の変化もしっかりと把握することで、個々のスタッフに適したフォローを実施していく取り組みを始めていき、その先には経営者として「利用者様、ご家族の方、そしてスタッフから愛される職場作り」を実現していきたいと思います。
エピグノさんのシステムは訪問診療特化型システムとして、訪問診療施設の痒い所まで手が届くようなシステムですので、今後も大いに期待しています。

煩雑な業務とバラバラな情報

弊社と取組みを始めるまで、どのような課題がありましたか?

今後も当法人は成長し、より多くのスタッフを抱えていくことになると思います。エピグノさんのシステムにはそうした組織の成長・巨大化の中で困難になってくるタレントマネジメントシステムになって欲しいと思っています。当法人も成長してくる中でスタッフのマネジメントには多くの課題を感じてきました。当法人にとっても、多くのスタッフへの適切なマネジメントを通じて、個々のスタッフの成長を支援し、遣り甲斐のある職場にすることはこれからもずっと取り組んでいかなければならないチャレンジです。そこには経営者として終わりは無いと思っています。エピグノさんのシステムをその取り組みの中枢ITシステムとして活用していくことで、当法人の成長をしっかりと支えて欲しいと考えています。
今後もストレスチェック機能や人事評価機能や組織シミュレーション機能など、多くの機能リリースが待っているとのことですので、一層の期待をしています。訪問事業所様にもエピグノさんのシステムのようなITシステムに対して偏見を持たず、まずは信じて話を聞いてみる、そして活用してみる、という意識になってみても良いのではと改めて感じられたITシステムでした。
当法人の理念である『笑顔になる喜びをもっと、生きていく幸せをずっと、あなたを想う気持ちを大切に価値ある医療を提供することを使命とします。』を常に胸に秘めながら、職員一同、医療介護によるさらなる地域への社会貢献に努めております。

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