医療法人日章会　南鹿児島さくら病院様

手書きとExcelを使った勤務表作成に約10日。勤務表作成が大きな負担に

──南鹿児島さくら病院様にエピタルHRを導入いただき、半年ほど経過いたしました。
今回は導入までの経緯や実際に使ってみての感想、メリットなどをお聞かせいただければと思います。

導入前は勤務表の作成が大変だったと聞いています。
どのように作成していたのか、どんな点が大変だったのか教えてください。

岸良由美子師長（以下、岸良様）　はい。以前当院では手書きとExcelを使って勤務表を作成していました。
まずはその月の10日まで各スタッフに休みの希望票を出してもらう。
次にそれをもとに私たちがExcelに打ち込んで、A3の用紙にプリントアウトします。
その紙をもとに勤務表を作成していくわけですが、組み合わせが非常に複雑なんです。

朝沼亜由美看護部長（以下、朝沼様）　そうなんです。私の病棟だと30人以上いるので、
A3の紙だと人数も多く、行が細く字が小さくて見づらいし、書き込みも難しい。

勤務体系やNGな組み合わせを考えながら上から順に調整していくと、
下の最後のほうになって「この組み合わせはダメだった」と気づくことが何度もありました。

こうやって時間と労力をかけ、勤務表が完成するのが毎月25日頃です。
ですので以前は、勤務表作成に10日以上かけていた計算になりますね。

岸良様　大変といえば、勤務表作成の間、本来向き合うべき
患者さんのそばにいられないことも挙げられます。

「今日も勤務表が終わらない」という日が続き、
患者さんのベッドサイドに行けない日が続いたこともあります。

患者さんのケアやスタッフのマネジメントに割ける時間が少なくなってしまい、
その状況を変えたい、という思いがエピタルHRとの出会いにつながりました。

──その中でのエピタルHR導入。決め手はなんだったのでしょうか。

朝沼様　見やすい・使いやすい・早い、というのが決め手となった理由です。

他の人材マネジメント・管理システムとも比較・検討しましたが、見やすさ・使いやすさはもちろん、
私たちが以前から使っていた独自の記号（日勤を星マークで表すなど）などが、そのまま使えるのもポイントでした。
他のシステムでは、記号が使えないものも多かったからです。

また、医療機関に必須の様式9（正式名称：入院基本料等の施設基準に係る届出書添付書類）への対応や、
導入後の定期的なフォローアップミーティングやシステムのバージョンアップ無料など、
サポートの手厚さも決め手となり、導入を決定しました。

エピタルHR導入により、作成時間が10日から3日と1/3以下に短縮

──実際に勤務表作成の時間はどのように変わったのでしょうか。

朝沼様　10日以上かかっていた作業時間が、3日程度に短縮されました。
スタッフがスマホから休みの希望を入力するだけで、あとは自動で勤務表を作成してくれるのです。

色分けされた画面も見やすく、私たちが独自に使っていた記号もそのまま使えるため、
スタッフも違和感なく移行できました。

また、勤務体系の種類が多く、NGな組み合わせも考慮しなければならないという複雑な調整も
自動で最適化してくれるため、「この組み合わせはダメだった」と最後に気づくようなこともなくなりました。

勤務変更の時も、スマホやPCで入力するだけ。
関係スタッフ全員にすぐに通知される仕組みになっているので、
今では「エピグノを見てね」とスタッフに伝えるだけで済むようになりました。

以前は、全員に伝わったかどうか確認する手間もかかっていたので、大幅な効率化が進んだことになります。

──10日かかっていたのが3日に短縮！1/3以上時間が削減できたのですね。
実際にスタッフの方からの反応はいかがですか。

岸良様　はい。とても好評です。

休みの希望なども数か月先まで入力できるようになったため、スタッフの子供さんの学校行事など、
先の予定も反映しやすくなりました。以前は翌月の2休までしか希望が出せず、調整も大変でしたが、
システム上で管理されることで希望が通りやすくなったという声も上がっています。

また、自分の勤務をスマホやPCでいつでも確認できるため、
「見やすい」「使いやすい」「便利になった」という声が現場から多く聞かれるようになりました。

評価の”見える化”でスタッフのやる気が向上、褥瘡治癒率も1.5％アップ

──エピタルHRには評価の機能もあります。評価の機能を使ってみていかがですか。

朝沼様　はい。評価の入力から集計まで、すべてシステム上で完結するようになりました。

以前は紙ベースで集計してExcelに落とし込み作成していたため、トータルで1〜2ヶ月ほどかかっていて、
印刷代やインク代もかさんでいました。

導入後、私たちは見るだけの状態なので、大幅な時間削減につながっていますね。

評価の情報もPCやスマホからいつでも確認できるため、
管理者とスタッフ間での課題・目標の共有などもスムーズになりました。

──評価機能についてのスタッフからの反応はいかがですか。

朝沼様　以前はスタッフが自分の長所・短所を把握しにくかったのですが、
導入後は評価が自動でグラフになるので、一目で長所・短所が把握できるようになりました。

以前は「何をどう頑張ればよいのか分からない」という声もあったのですが、
自発的に目標に取り組もうとする意欲も見られるようになりました。

──具体的にこう変わった、というような例があれば教えてください。

岸良様　コミュニケーションですね。

当院は看取りもするのですが、やはり苦手意識がある人が多くて。

自分では患者さんとの対応が苦手だと思っていたスタッフが、
他者評価では高い評価を受けていることに気づき、それが大きな自信につながった
ケースがありました。

自分たちの頑張りを見てもらえている、という実感が「もっと頑張ろう」という意欲を自然と引き出す
ことにつながっていきました。

朝沼様　スタッフ一人ひとりのやる気が向上すると、ケアの質も向上していきます。

その成果の一つが、褥瘡の治癒率の向上です。

スタッフみんなの声かけ、対応が向上することで褥瘡の治癒率が昨年よりも1.5％アップしました。
評価の”見える化”によるスタッフのスキルアップと意識の変化が、医療の質の向上にもつながっていることを実感しています。

ゆとりから生まれた経営への好循環。ストレスフリーをぜひ体感して欲しい

──エピタルHRが医療の質の向上につながっている、というのは嬉しいですね。
ほかによかった、と思うところはありませんか。

岸良様　以前は、シフト作成や評価集計に追われ、患者さんと話す時間が
ほとんど取れない日もありました。

しかし今では、ベッドサイドで患者さんやその家族と向き合う時間が格段に増えました。

最近では、毎日3〜4時間程度は患者さんの話をじっくり聞けるようになっています。

患者さんや家族にとっても、看護部長や師長がしっかり話を聞いてくれるということは
安心につながっているようで、満足度も向上していると思います。

朝沼様　スタッフとのコミュニケーションも増えましたね。

以前は業務に追われ、スタッフから私たちに話しかけづらい雰囲気があったといいます。

しかし今では「相談しやすくなった」という声が上がるようになり、相談や情報共有もスムーズになりました。
スタッフの育成というところでも役に立っているようです。

──なるほど。病院経営といいますか、マネジメントのところではどうでしょう。

朝沼様　今まで「様式9」などの書類作成は事務担当者がしてくれていたのですが、
今ではエピグノのシステム（エピタルHR）の中でできるようになりました。

修正もスムーズにでき、助かっています。

事務の担当者と話していると、「以前は委員会の時間の計算など難しかったけれど、楽になった」と話してくれました。

──今後、こんなふうにエピタルHRを活用したい、というのはありますか。

朝沼様　これまで手書きで行っていた、日誌のデジタル化にも取り組んでいきたいと考えています。

勤務者の数などをシステム上で集計・共有できるようになれば、情報共有がさらにスムーズになり、
更なる効率化が図れ、健全な看護体制の構築・経営基盤の安定に繋がります。

──勤務表作成、評価表の作成も楽になって、医療の質やマネジメントも向上。
良いお話を聞かせていただきました。

最後に、同じように困っている・悩んでいる病院の方々へメッセージをお願いします！

朝沼様　とにかくストレスフリー。面倒なことがなくなりました。

私たち管理職もスタッフも、ゆとりを持って働けるようになりました。

ぜひストレスフリーを体感してください。

──エピタルHRの導入は単なる業務効率化ではない、という貴重なお話を聞かせていただき、
ありがとうございました。

システムがスタッフのやる気を引き出し、医療の質を高め、
患者さんやご家族の満足度向上へと広がっていったというのは嬉しい限りです。

今後もよろしくお願いいたします。