シフト作成を1週間から半日に短縮。
エピタルHRで実現した業務効率化と離職率低下

利用時間の制限と手作業によるシフト作成が招いた限界

──以前お使いのシフト管理システムには、どのような課題がありましたか。

中澤 弘美看護部長（以下、中澤様）　最大の課題は、システムの利用時間が「8時から20時まで」と制限されていたことです。

日中は現場の仕事やほかの管理業務に追われており、シフト作成の時間を確保する余裕がありません。

その結果、通常業務の終了後や夜勤の前後など、本来作業したい時間帯にシステムへアクセスできない状況が続いていました。
こうした厳しい時間制限が、シフト作成における大きな負担につながっていたのです。

──実際のシフト作成業務では、具体的にどのような問題が生じていたのでしょうか。

中澤様　まず、人員配置のミスが起こりやすい状況でした。

システム上に個別の勤務情報を入力したあと、目視でバランスを確認するという手作業に依存していたためです。
実際に人数の過不足が発生したり、意図せず連続勤務が続いてしまったりすることがありました。
目視による確認作業そのものが、ミスの温床になっていたと言えます。

また、シフト完成までに膨大な時間がかかる点も深刻な問題でした。
スタッフごとに異なる細かな条件やルールを、すべて手作業で調整しなければならなかったからです。
作成に数日から1週間程度を要し、月末になっても翌月のシフトを提示できない事態も起きていました。
この煩雑な作業が、管理者に過度な負担を強いる結果を招いていたのです。

──管理職への就任に対して、どのような点に負担や不安を感じていましたか。

中澤様　最も大きかったのは、責任がすべて自分に集中する体制への負担です。
これまでも打診をいただく機会はありましたが、慎重に判断し、すぐに引き受けることはできませんでした。
中小規模の病院では管理職が1人であることも多く、大きな病院のように師長や主任といった複数の管理者で役割を分担できません。
そのため、あらゆる判断と責任を一手に担うことへの不安が大きかったです。

そこにシフト作成も加わり、さらに様式9の実績をきちんと上げていく必要もあるため、「これは本当に大変だ」と感じていました。

エピタルHR導入の決め手は「手厚いサポート体制」と「高い視認性」

──新システム導入の検討プロセスについてお聞かせください。

中澤様　管理者に就任し、初めてのシフト作成業務に大きな不安を感じていたところ、
担当者から全力でサポートすると説明いただいたことで安心感を抱き、「エピタルHR」の導入を即決しました。

疑問をすぐに相談できる環境は、私にとって非常に重要だったためです。
そのため、最初の説明を受けた段階で直ちに事務長へ導入を打診いたしました。

──システムの機能面で、とくに評価されたポイントは何でしょうか。

中澤様　直感的に使いやすく、私が思い描いていた「理想のシフト作成」のイメージに合致していた点です。

システムの画面上で、全体のバランスやスタッフの勤務状況を即座に把握できる視認性の高さを魅力に感じました。
商談のデモンストレーションでは、画面下部に日勤やリーダーの人数、各スタッフの休日の合計数などが
一目瞭然に表示されるのが理想的でした。

全体の勤務状況を正確かつ容易に把握できる機能性がこれまでの悩みを解決してくれると感じたことも、
導入を決定づけるもうひとつの大きな要因となりました。

シフト作成時間を大幅に短縮し、公平な運用で離職率の低下を実現

──エピタルHRの導入によって、シフト作成にかかる時間はどの程度改善されましたか。

中澤様　エピタルHRの最適化機能を活用し、シフトのベースを自動作成できるようになったことで、
かつては1週間以上かかっていたシフト作成業務が、現在では早ければ半日、長くても1日で完了するようになりました。

具体的な手順としては、まずスタッフの希望のみを入力して最適化を実行し、全体のベースを構築します。
続いて、自動生成されたデータを参考にしながら、夜勤の配置を手作業で微調整していく流れです。
最後に日勤のメンバーのみを再度最適化して、全体のシフトへ落とし込んでいます。

このように、システムの自動作成と手作業による調整を組み合わせた結果、業務にかかる時間を劇的に削減できました。

──シフト運用において、スタッフ間の公平性という観点ではどのような変化が生じましたか。

中澤様　個別の属人的なルールを撤廃し、組織全体で公平なシフト運用を実現できました。以前は特定のスタッフのみ、夜勤の間隔や土日の連休に関する希望が通っており、病棟内に不公平感が生じていたからです。

そこでシステム導入を機に、過去の個人的な約束事を一掃しました。当初は現場からの反発もあったものの、客観的なシステムを用いて作成していると丁寧に説明した結果、納得してもらえるようになっています。

属人的なルールが排除されたことでスタッフの不平不満が減少し、結果として離職率の低下にもつながりました。

エピタルHR活用による柔軟な人員配置と戦略的な採用シミュレーション

──急な欠勤や予定変更が発生した際、エピタルHRはどのように役立っているのでしょうか。

中澤様　急な欠勤などがあった際も、迅速な人員調整が可能になりました。

その要因は、「エピタルHR」上で公休数や人員の過不足が数値として可視化され、全体像を容易に把握できるようになったことにあります。
誰と誰を入れ替えるべきか、業務分担をどう変更すべきかを瞬時に判断できます。

たとえば欠勤者が出たときは、システムを確認して公休数が不足しているスタッフに休暇を振り替えるなどの対応を行っています。
また、オンラインのチャットツールで病棟の科長と画面を共有しながら、代替案を相談するケースも少なくありません。

場所を問わずリアルタイムで情報を共有できるため、急な変更にも柔軟かつ的確に対応できる体制が構築されました。

──施設運営において重要な、厚生局の実地指導（監査）での成果をお聞かせください。

中澤様　監査対応にかかる労力と時間を、大幅に削減できました。
大きな理由として、様式9とシフトがシステム内で完全に連動するようになったことが挙げられます。

以前は手作業による計算間違いや不整合が多く、タイムカードとの突き合わせで多数の指摘を受けていました。

しかし先日の実地指導で、エピグノさんのシステムで様式9とシフトを連動させて作成している旨を説明し、
出力した書類を提出したところ状況は一変しています。

担当者が数名のデータを抽出してタイムカードと照合した結果、一切の誤りがないと確認されたのです。

システムの正確性が証明されて指摘事項が皆無となり、監査業務そのものをきわめて簡略化できました。

──エピタルHRを導入して、これまでできなかったことを実現できた活用法はありますか。

中澤様　架空の人材をシステムに登録し、どのような条件のスタッフを採用すれば病棟が円滑に回るか、
事前のシミュレーションを行っています。

これは、少ない人材で業務効率を上げるうえで、不足している人員の要件を正確に把握することが不可欠だという考えに基づくものです。

たとえば、「時短勤務のパートスタッフが1名入職した場合」という条件で最適化を実行してみます。
そうすると、日勤に短時間勤務者が集中して業務が回らなくなる、といった予測を立てることが可能です。
また、出産を控えているスタッフや、嘱託勤務へ移行するスタッフの予定も考慮したうえで検証を重ねています。

このように、システム上で事前にデモを行うことによって、先を見越した戦略的な人材採用が実現しました。

シフト管理と教育の一元化を目指して。孤独な管理者を救うシステムの価値

──エピタルHRの活用を通じて、今後どのような組織改革を進めていきたいとお考えでしょうか。

中澤様　人材管理のなかでも、手薄になっている教育体制の構築に取り組みたいと考えております。
当院のような中小規模の病院は即戦力となる中堅層の入職が多く、改めて教育を行う機会が後回しになりがちなのが実情です。

大規模な病院のように、明確な成長の道筋を用意するのは簡単ではありません。
しかし、医療現場には常に新しい情報が入ってくる環境にあり、職員がそれらを学ぶ機会をどのようにつくるかが課題となっています。

したがって、今後は新たな知識や技術を習得できる教育体制をしっかりと強化していく方針です。

──エピタルHRは、どのような課題を抱える病院にお勧めできるとお考えでしょうか。

中澤様　当院のような100床未満の中小規模病院であり、なおかつ管理職がひとりで業務を抱え込んでいる環境に強く推奨します。
大規模な病院とは異なり、中小規模の病院は管理者に対する組織的な支援体制が十分に整っていない傾向にあります。

実際、私自身も初めて管理者に就任したときは大きな不安を感じていました。
しかし、エピグノの担当者による手厚い支援が、心強い相談相手となってくれたのです。

このように、経験の浅い管理者や孤独に責任を負っている方にこそ、
システム導入による外部からの支援を積極的に活用していただきたいと考えております。